Sachverhalt:

Der Landkreis Rotenburg hat wie mit Vorlage SG/2023/176 MV informiert, den Mitgliedskommunen eine vertragliche Kooperation im Archivwesen angeboten. Der aktuelle Vertragsentwurf ist als Anlage dieser Vorlage beigefügt.

Die Bewertung, Archivierung und Bereitstellung analoger und digitaler Unterlagen der Gemeinden ist eine gesetzliche Pflichtaufgabe nach dem Niedersächsischen Archivgesetz (NArchG). In einer geplanten Novelle des NArchG ist in Anbetracht der Forderungen von verschiedenen Seiten zu erwarten, dass auch die kleinen Kommunen zukünftig stärker in die Pflicht genommen werden. Vor dem Hintergrund der hohen Kosten und des hohen Spezialisierungsgrades werden daher zwangsläufig größere Archivverbünde entstehen müssen, so die Einschätzung der nds. Landkreise.   Mit der Kooperation würde eine langfristige dem NArchG entsprechende archivfachliche Betreuung und auch eine räumliche Entlastung einhergehen. Fragen wie z.B.

• Was muss ich aufheben/ist archivwürdig?
• Wie lagere ich Archivgut adäquat?
• Wie ordne und erschließe ich das Archivgut?
• Wie und nach Ablauf welcher Schutzfristen kann ich Archivgut Dritten zugänglich machen?,

müssen nicht mehr von den Gemeinden geklärt werden. 

Die Aufgabe hat bei der Samtgemeinde aber auch in alle Mitgliedskommunen bisher nur Personal- und Raumkosten verursacht. Damit erscheint auf den ersten Blick die Vereinbarung mit einem Finanzaufwand von 1 Euro/ EW nicht sonderlich attraktiv. Spätestens aber, wenn eine Kommune auf ältere Unterlagen oder Informationen zurückgreifen muss, sei es für politische Entscheidungen oder weil ein Jubiläum vor der Tür steht, kommt die Kooperation zugute. Als Dienstleister für Verwaltung und Politik wird das Kreisarchiv dann, soweit vorhanden, die benötigten Informationen und Unterlagen liefern und zwar auf Grundlage der hier verwahrten Überlieferung des Landkreises, der Samtgemeinde und der Mitgliedsgemeinde. Zudem besteht zukünftig nicht mehr die Gefahr, dass ggf. historisch wertvolle amtliche Unterlagen der Gemeinden aus Unwissenheit vernichtet werden oder in private Hände gelangen (Verwahrungsbruch nach § 133 StGB).

Für die Bewertung von kommunalem Schriftgut existiert kein einheitliches Bewertungsmodell. Neben einer konzentrierten Abbildung des eigentlichen Verwaltungshandelns bei der federführenden Stelle zielt die archivische Überlieferungsbildung darauf ab, auch die Lebenssituation der Gesellschaft und die Besonderheiten und Entwicklungen der Kommune zu dokumentieren. Neben dieser individuellen Herangehensweise gibt es aber natürlich Unterlagen, die generell archivwürdig oder nicht archivwürdig sind. So sind einige aufgrund rechtlicher Vorgaben dauerhaft aufzubewahren (z. B. Personenstands- und Meldeunterlagen). Auch Sitzungsprotokolle politischer Gremien sind generell ins Archiv zu übernehmen. Nicht ins Archiv übernommen werden beispielsweise Unterlagen zur Ausführung des Haushalts (Rechnungen, Belege), zu Diensträumen, Ausstattung etc.. Die letztendliche Bewertungsentscheidung wird  immer von dem zuständigen Archiv getroffen.

Im Rahmen einer gemeinsamen Erörterung am 23.11.2023 mit den interessierten Mitgliedskommunen (11 von 13 Kommunen im LK Rotenburg) sind folgenden Themenfelder hinterfragt und seitens des Landkreises wie im Nachgang wie folgt geklärt worden:

Einbezug der Mitgliedsgemeinden in Samtgemeinden:

Klare Empfehlung auch aus den Erfahrungen des Kreisarchivs Osnabrück ist, die Mitgliedsgemeinden in die Kooperation direkt mit einzubeziehen, um den zukünftigen Verwaltungsaufwand, z.B. in Form zusätzlicher Vereinbarungen des Archivs mit den Mitgliedsgemeinden, möglichst gering zu halten. In diesem Sinne könnten die Mitgliedsgemeinden die pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe der Archivierung der Samtgemeinde nach § 98 NKomVG übertragen. Die Kooperation geht dann nur die Samtgemeinde ein. Finanziell würde die Angelegenheit über die Samtgemeindeumlage und die Schlüsselzuweisungen refinanziert werden können. Bei Interesse nur einzelner Mitgliedsgemeinden entstünden einzelne Vereinbarungen und Abrechnungen. Um diesen  Verwaltungsaufwand zu vermeiden, wird verwaltungsseitig daher vorgeschlagen, dieser Vorgehensweise nicht zuzustimmen, sondern allen Mitgliedsgemeinden die Übertragung anzubieten.

Finanziell ist ein Einbezug der Mitgliedsgemeinden kostenneutral, ein Beitritt nur der Samtgemeinde verursacht identische Kosten. Mit Beitritt würde somit eine umfangreichere Dienstleistung eingekauft werden.

Anzeigepflicht:

Die geplante öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist anzeigepflichtig. Nach Rücksprache mit der Kommunalaufsicht des LK wird die Vereinbarung gebündelt für alle teilnehmenden Gemeinden anzeigt werden. Zusätzlich wird die Kommunalaufsicht die Vereinbarung dem MI anzeigen.

Vertrag über die Auftragsverarbeitung:

Nach Prüfung durch die Datenschutzkoordination und des externen Datenschutzbeauftragten des Landkreises ist kein zusätzlicher Vertrag über eine Datenauftragsverarbeitung notwendig.

Umsatzsteuerpflicht:

Die Umsätze öffentlicher Archive sind steuerbefreit (§ 4 Nr. 20 UStG).

Anbietungspflicht sämtlicher Unterlagen der Kommunalverwaltungen und öffentliche Zugänglichkeit/Schutzfristen:

Unabhängig vom Inhalt unterliegen sämtliche in den Gemeinden entstehenden Unterlagen und Daten nach § 4 Abs. 1 S. 1 NArchG der Anbietungspflicht, sprich sämtliches Schriftgut ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Kreis- und Kommunalarchiv anzubieten.

Digitale Archivierung - DIMAG-Vereinbarung

Der Landkreis wird mit dem Niedersächsischen Landesarchiv zur Nutzung von DIMAG eine Vereinbarung abschließen.

Inhaltlich ist die Samtgemeindeverwaltung im Bereich Archivwesen nicht personell aufgestellt. Verwaltungsseitig wird der Abschluss einer Vereinbarung grundsätzlich befürwortet und zwar unter Einbezug aller Mitgliedsgemeinden.

1. Die Samtgemeinde Sottrum strebt an, mit dem Landkreis Rotenburg (Wümme) eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Einrichtung eines gemeinsamen Kreis- und Kommunalarchivs nach § 7 Abs. 1 Niedersächsisches Archivgesetz (NArchG) auf der Basis der vorliegenden Entwurfs zu verhandeln und durch gesonderten Ratsbeschluss frühestens zum 01.01.2025 abzuschließen.

2. Die Samtgemeinde Sottrum bietet den Mitgliedsgemeinden an, die Aufgaben nach dem NArchG frühestens zum 01.01.2025 auf die Samtgemeinde zu übertragen, um sie damit von einer Pflichtaufgabe zu entlasten und ihre Archivierung mit zum inhaltlichen Gegenstand der Vereinbarung zu machen. Die Verwaltung wird beauftragt, dies den Mitgliedsgemeinden anzubieten.