Sachverhalt:

Die Gruppe CDU/FDP/WFB hat am 07.02.2023 einen Antrag auf regelmäßige Berichterstattung zu Verwaltungsprojekten gestellt. Die Verwaltung hat dazu in der Samtgemeindeausschusssitzung am 24.08.2023 einen ersten Entwurf zu einem möglichen Berichtsformat vorgestellt. Seitens der Antragssteller wurden mit dem vorgestellten Format nicht die Erwartungen erfüllt. Verwaltungsseitig ist daraufhin angekündigt worden, dazu mit einer Planungssoftware arbeiten zu wollen.

Zwischenzeitlich ist verwaltungsseitig Projektplanungssoftware installiert worden, die geeignet ist, konkrete Projekte im Sinne einer Projektplanung mit ihren Zyklen der Erfassung, Bewertung, Planung, Umsetzung und Überwachung sehr detailliert zu begleiten. Jede Veränderung im Ablauf erzeugt, nicht automatisiert, einen Anpassungsbedarf der Datensätze.

Vor dem Hintergrund der hohen Anzahl an Projekten, intern ihrer Überschaubarkeit der für die Realisierung notwendigen Arbeitsschritte, ist Ende Dezember 2023 nochmals eine Abstimmung der Verwaltung mit einem Vertreter der antragsstellenden Gruppe erfolgt.

Eine detaillierte Projektplanung war nicht das Ziel. Wichtig ist, Transparenz zum Stand der Projekte, ihrer verwaltungsseitigen Priorisierung und bei Bedarf die Darstellbarkeit der für das Projekt notwendigen Arbeitsschritte.

Das Format ist daraufhin nochmals angepasst worden. Die Darstellung erfolgt per Excel-Tabelle. Die Dateien zu Verwaltungsprojekten und zu Bauvorhaben sind dieser Vorlage als pdf Dateien im Überblicksformat beigefügt. In der Sitzung wird die Tabelle dargestellt und die Untergruppierungen beispielhaft vorgestellt werden.

Aus Sicht der Verwaltung erfolgt die detaillierte Beratung dieser Berichterstattung vierteljährlich im Samtgemeindeausschuss, sie wird halbjährlich im Rat auf die Tagesordnung genommen (1. und 3. Quartal) . Die Vorlage ist öffentlich und somit auch einsehbar.

Samtgemeinderat und Verwaltung vereinbaren ein Berichtswesen in dem dargestellten Format. Es wird dem Samtgemeindeausschuss vierteljährlich vorgelegt, dem Samtgemeinderat jeweils in der Sitzung des ersten und des dritten Quartals.