Sachverhalt:

Die Verwaltung hat ausgehend von dem aktuellen Stellenplan und den bisherigen Aufgaben den gesamten Raumbedarf eingeschätzt und zwar in den Kategorien

1. Büroraum
2. Funktionsräume
3. Außenbereich

Neben den Funktionsbereichen bestehen grobe Überlegungen zur Bauweise und insbesondere zu den Anforderungen eines Eingangsbereichs. Die Bedarfsschätzung ist als Anlage beigefügt und war auch Grundlage der Sitzung der seitens des Samtgemeindeausschuss eingerichteten AG Rathaus am 04.03.2021.

Insgesamt umfasst das bisherige Rathaus 1.010 qm Nutzfläche.  Um die oben dargestellten Innenräume zu realisieren, ergibt sich aus Einschätzung der Verwaltung eine Erhöhung der Nutzfläche um ca. 320 qm. Hinzu kommen die Außenanlagen.

Die AG Rathaus hat vor Eintritt in die Beratungen eine Begehung der Immobilie Kirchstraße 16, Sottrum unternommen.

Das Grundstück des jetzigen Rathauses umfasst insgesamt 1.860 qm, das der Kirchstraße nochmals 1.319 qm. Baurechtlich befinden sich beide Grundstücke im beplanten Innenbereich, die Fläche des Rathauses ist als Gemeinbedarfsfläche, die der Kirchstraße als Mischgebiet ausgewiesen. Es sind auf allen Flächen zwei Vollgeschosse möglich.

Ergebnisse der AG Rathaus vom 04.03.2021 als Protokollauszug: 

„a)      Kirchstraße 16, Sottrum

 Die AG empfiehlt einstimmig den Abriss der Gebäude. Die Bausubstanz ist sehr schlecht, das Gebäude als solches auch nicht so Ortsbild prägend, als dass es erhaltenswert ist.

Der Beschluss zum Abriss sollte noch in dieser Wahlperiode gefasst werden, der Abriss selbst aber mit den konkreten Bauzeitenplan des Neubaus verzahnt werden, um im Ortsbild die Zeit der Baustellenansicht so kurz wie möglich zu halten. Außerdem ist den jetzigen Drittnutzern, der Kulturinitiative und dem Heimatverein durch rechtzeitige Kündigung damit auch ausreichend Zeit für die Suche von Räumlichkeiten gegeben. Auch die Samtgemeindeverwaltung braucht Zeit, um für die bisherigen Abstellmöglichkeiten Alternativen zu suchen.

b)     Bedarfseinschätzung der Verwaltung

Die AG hält einstimmig die Bedarfseinschätzung der Verwaltung für eine gute Planungsgrundlage. Die AG ist sich darüber einig, dass die in der Einschätzung genannten Quadratmeterzahlen insgesamt, aber auch die für die einzelnen Räume, Anhaltspunkte und keine unveränderbaren Größen sind. Auch die Anzahl der Räumlichkeiten muss flexibel im Planungsprozess gesehen werden.

Insgesamt ist es der AG wichtig, ein Raumangebot zu schaffen, welches den Anforderungen eines modernen Rathauses mit den heutigen Standards entspricht. Raumausstattung ist auch ein Punkt der sog. Arbeitgeberattraktivität. Freiflächen, Frontoffice und BackOffice Teilung, flexible Infrastruktur, die gerade dem dynamischen digitalen Wandel zukunftssicher gerecht wird und nachträgliche Organisationsveränderungen reibungslos ermöglicht, sind aus Sicht der AG unabdingbar.

c)      Architektur – Gebäudeplanung

Übereinstimmend wird festgelegt, dass die Planung das bisherige Rathaus komplett mit umfasst und Alt- wie Neubau einen Standard erhalten. Das gesamte Gelände einschließlich der Anforderungen an Stellplätzen soll beplant werden. Es sollen keine Vorgaben zur Architektur getroffen werden, wichtig ist es, das Gebäude von innen mit seinen Bedarfen nach außen zu beplanen. Die Architektur soll für die Besucherinnen und Besucher außen wie innen selbsterklärend sein. Das Gebäude soll Symbolkraft entfalten als Rathaus aller Mitgliedsgemeinden und sich mit seiner Architektur in das Ortsbild (Kirche, Park am Eichkamp etc.) ortsbildprägend anpassen.

d)     Weiterer Prozess

Einstimmig hält es die AG für erforderlich, mehrere Planungsbüros um Entwürfe zu bitten, mindestens 3 maximal 5 Planungsbüros sollten aufgefordert werden. Ein sog. Architektenwettbewerb wird nicht für sinnhaft gehalten, um zum einen Zeit einzusparen und zum anderen eine höhere Flexibilität in der Entscheidung zu behalten.

In der Diskussion hat sich gezeigt, dass bereits in der Arbeitsgruppe unterschiedliche Auffassungen zur Bauweise (Fachwerk oder Kontrastbau, Lage eines Anbaus etc.) bestanden, so dass einstimmig die Empfehlung ausgesprochen wurde, den Planungsbüros für die Entwürfe freie Hand für das gesamte Grundstück und Einbezug des jetzigen Rathauses zu geben.“

Die Beschlussvorlage wird

den Abriss,

die Beauftragung Fachplanung Büro und

die Beauftragung Planung Gebäude/ Architektur,

umfassen, so dass die Planung von innen nach außen sichergestellt ist.“

Ein Lageplan ist der Beschlussvorlage als Anlage 2 beigefügt.
 

Der Samtgemeinderat beschließt das Gebäude Kirchstraße abzureißen. Die Verwaltung wird beauftragt zu gegebener Zeit den Abriss auszuschreiben. Zeitlich ist dies mit den konkreten Bauzeitenplan des Neubaus zu verzahnen.

Der Samtgemeinderat beschließt, um eine Planung von innen nach außen sicherzustellen, zunächst eine Fachplanung Büro auszuschreiben.

Auf Grundlage dieser Fachplanung wird nach Beschlussfassung über die Planung in einem zweiten Schritt die Verwaltung beauftragt, 5 geeignete Planungsbüros anzufragen, ob diese zur Erstellung eines Vorentwurfs zum festgesetzten Pauschalhonorar bereit sind. Das Pauschalhonorar zur Erstellung eines Vorentwurfes wird auf 10.000 € brutto festgesetzt.